Kontrola sanepidu w manufakturze mydła

Kontrola sanepidu? Dla niektórych obawa przed kontrolą jest największą barierą przed założeniem własnej manufaktury. A jak to wygląda w rzeczywistości? Jakie obszary podlegają kontroli? Aby przybliżyć Ci rolę sanepidu w kosmetycznej manufakturze zadałam kilka pytań Safety Assessorowi Radosławowi Pawłowskiemu z Gopher Naturalnie. W wywiadzie odnajdziesz również podpowiedź co zrobić jeśli w toku zbierania dokumentów zabraknie Ci kart charakterystyki od dostawców. Okazuje się, że nie taki diabeł straszny, jak go malują! Ale zacznijmy od początku…

Czy musi być odbiór sanepidu, aby zacząć produkcję?

Nie ma obowiązku odbioru lokalu przez sanepid. Mylne jest myślenie, że nie można produkować kosmetyków, dopóki sanepid nie przyjdzie i nie skontroluje zakładu. Zgodnie z prawem masz 30 dni od dnia rozpoczęcia udokumentowanej produkcji na złożenie do sanepidu wniosku o wpis do Wykazu Zakładów. Nie jest to jednoznaczne z odbiorem lokalu.

Jak to wygląda w praktyce?

Stwierdzenie „od dnia rozpoczęcia udokumentowanej produkcji” nie określa terminu założenia firmy. Dla przykładu możesz założyć firmę, gromadzić dokumentację, raporty itd. I wcale nie masz obowiązku zgłaszania się do Wykazu Zakładów. Dopiero z chwilą zrobienia pierwszej partii kosmetyku musisz dopisać do swoich kodów działalności odpowiednie PKD. I to od tego momentu masz 30 dni na złożenie wniosku do sanepidu.

Jak często może być kontrola sanepidu?

Nie jest przewidziane ustawowo kiedy ma się odbyć kontrola (zarówno ta pierwsza, jak i kolejne). To wszystko zależy od lokalnego oddziału sanepidu i poniekąd filozofii, którą wyznają jego pracownicy. Może się okazać, że zakłady produkcyjne w Warszawie będą kontrolowane 6-10 razy w roku, a firmy z Pomorza raz na 2-3 lata. Nie ma na to reguły. Jednak jedno jest pewne – producenci kosmetyków muszą liczyć się z kontrolą.

Czy sanepid zapowiada kontrolę?

Najczęściej sanepid informuje, że chce przeprowadzić kontrolę w ten dzień i o tej godzinie. Jednak wcale nie obliguje Cię to do przerywania urlopu. Musisz jednak o swojej nieobecności poinformować sanepid. Wiadomość e-mail czy telefon będą w dobrym tonie. Pamiętaj, że tam też pracują ludzie, którzy chcą wykonać swoją pracę jak najlepiej i nie życzą Ci z założenia źle. Próbuj zawsze dogadać się i ustalić wspólny konsensus.

Co kontroluje sanepid?

Przy kontroli sanepidu możesz spodziewać się kontroli wszystkiego co dotyczy Twoich kosmetyków. Po pierwsze sanepid sprawdzi warunki sanitarne. Tak, tutaj ważny jest odpowiedni poziom czystości tego co znajduje się w manufakturze (np. powierzchnia, urządzenia). Mówi nam o tym norma GMP (PN-EN ISO 22716:2009 – czyli tzw. Przewodnik Dobrych Praktyk Produkcji). Według tej normy musisz dołożyć wszelakich starań, żeby zapewnić odpowiednią jakość swojej produkcji. Każdy zdaje sobie z tego sprawę, że jak podłoga i blaty są brudne, to i o jakości produktów możesz tylko pomarzyć.

A co z dokumentacją produkcyjno-kosmetyczną?

Sanepid może również zweryfikować dokumentację i to w dwóch obszarach:

1. Księga Dobrych Praktyk – tak zbiorczo nazywane są wszystkie procedury, które wdrażasz w swoim zakładzie. Księga ta musi być dostosowana do Twoich potrzeb (lokal, proces produkcji oraz wszystkie inne aspekty pracy). Możesz zostać sprawdzona np. czy przestrzegasz własnych procedur czystości oraz czy poza sprzątaniem zostawiasz po tym ślad w postaci wpisów na liście. Ponadto sanepid może skontrolować przyjęcia partii surowców, ich jakość oraz formę przechowywania.
2. Dokumentacja produkcyjna – musisz mieć „ślad” w papierach, że wytworzyłaś daną partię produktów kosmetycznych, że została ona odpowiednio odważona, a opakowania przygotowane w sposób bezpieczny pod względem zagrożenia mikrobiologicznego. Poza tym taka „teczka” z papierami do danego kosmetyku musi zawierać raport oceny bezpieczeństwa oraz wszystkie karty charakterystyk surowców z ewentualnymi certyfikatami jakości.

Karta charakterystyki dla produktów spożywczych – skąd ją wziąć?

Safety Assessor do oceny bezpieczeństwa kosmetyku nie potrzebuje dokumentacji wszystkich surowców. Mam tu na myśli papiery na produkty spożywcze (np. kawę, sól, olej). Jednakże podczas kontroli może okazać się, że nie jest to wystarczające. Karta charakterystyki jest wymagana przez sanepid jako dokument potwierdzający tożsamość surowca oraz jego potencjalne zagrożenia. W związku z tym jeśli nie możesz otrzymać od dostawcy oleju spożywczego pełnej dokumentacji, to powinnaś taką kartę stworzyć samodzielnie lub skorzystać z pomocy podmiotów, które zajmują się tym na co dzień np. TUTAJ.

Kontrola sanepidu – co w przypadku wykazania nieprawidłowości?

Jeśli sanepid wyda nakaz wstrzymania produkcji z uwagi na głębokie niedociągnięcia, to tylko w nielicznych przypadkach każe wycofać sprzedane produkty z rynku. Dlatego pamiętaj, że zdecydowanie lepiej posiadać komplet dokumentów i badań, które mogą budzić zastrzeżenia urzędników niż nie posiadać ich wcale. W razie obiekcji dotyczących dokumentacji organ kontrolujący poprosi Cię o wyjaśnienie, uzupełnienie lub poprawienie błędu. A prawda jest taka, że po drugiej stronie stoi człowiek, więc w wielu przypadkach spokojna rozmowa i wyjaśnienia wystarczają podczas kontroli.

Na koniec kilka słów ode mnie…

Z mojej strony bardzo dziękuję Radkowi za podzielenie się podstawowymi informacjami w zakresie kontroli sanepidu. Jak widać dla młodego przedsiębiorcy przy skrupulatnej pracy, systematyczności i dokładności kontrola sanepidu wcale nie musi być zmorą, tylko zdobyciem kolejnego doświadczenia.

I drobna rada ode mnie – pamiętaj, że nie musisz być w swojej firmie “od wszystkiego”. W razie wątpliwości bądź braku czasu przy sporządzaniu dokumentacji, której nie otrzymałaś od dostawców, zawsze możesz liczyć na wsparcie u osób, dla których jest to codzienna praca. Z własnego doświadczenia wiem, że czasami o wiele szybciej i mniejszym kosztem jest opracowanie dokumentów “od zera” niż szukanie po rynku dostawcy produktów spożywczych z wszystkimi kartami, które w świetle prawa powinnaś posiadać. To samo dotyczy przepisów prawnych regulujących branżę kosmetyczną – w razie wątpliwości zasięgnij fachowej konsultacji u osoby, która “siedzi w tym temacie od lat”.

Przydatne linki:

• Rozporządzenie dotyczące produktów kosmetycznych: WE 1223/2009
• Wytyczne do badań stabilności kosmetyku: “Cosmetics Europe: Guidelines on stability testings of cosmetic products” oraz w formie normy ISO/TR 18811:2018 (EN)
• Deklaracje marketingowe i niedozwolone praktyki: „Technical document on cosmetic claims”
• Baza CPNP: “Cosmetic Products Notification Portal”
• Wytyczne rejestracji kosmetyku w CPNP: “Guide to Using CPNP”
• Przewodnik Dobrych Praktyk Produkcyjnych GMP : ISO 22716

---

---

Jeśli trafiłaś na ten wpis, to mogą Cię zainteresować również poniższe treści: